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O Arquivo a Serviço da Auditoria

O Arquivo a Serviço da Auditoria

Por Everton Francisco Moreira em 16/05/2017.

 

O avanço da tecnologia revolucionou o universo corporativo, tornou-se possível automatizar quase todas as rotinas internas de uma empresa. Será que desta forma conseguimos extinguir a guarda de documentos físicos? Será que conseguimos manter tudo eletrônico? Aquele espaço destinado ao arquivo podemos usá-lo para alguma outra atividade? Essas são as primeiras perguntas que costumamos ouvir quando se fala em documentos digitais, no entanto cabe destacar que muitos documentos de origem digital surgiram através de outros processos que costumeiramente são físicos, por exemplo: para a emissão de uma nota fiscal eletrônica pode haver em seu processo uma requisição de compra, um orçamento, um pedido, dentre outros procedimentos necessários para análise e aprovação de um ou mais profissionais responsáveis.

Com as tendências tecnológicas, pode-se reduzir o consumo de papéis contribuindo para a melhoria do meio ambiente, no entanto com a redução do volume de documentos físicos, é aí que pode surgir o problema, pois guardamos a maior parte em meio digital, sempre falta aquele documento que emitimos ou recebemos fisicamente, em caso de uma auditoria, como juntar processos eletrônicos com físicos? Como localizar todos os documentos para montar um processo? Quando essas questões não conseguem ser respondidas ocorre o mais

Solicitação da Auditoria

comum, imprime-se tudo! E aquela história do meio ambiente?

 

Cada vez mais a gestão de documentos deve estar presente em nosso dia a dia, tanto para documentos eletrônicos quanto físicos, devemos estudar e entender as necessidades da empresa, planejarmos a melhor maneira de guarda e alocações. Questionamentos iram surgir e deverão ser comprovados para garantir a legitimidade da informação, dessa forma a localização e entrega de documentos de maneira efetiva é fruto de procedimentos e técnicas organizacionais, que visam reduzir tempo de trabalho, espaço e impressões desnecessárias.
Obter um local apropriado e dedicar tempo com a guarda e organização, resulta em princípios básicos de segurança, credibilidade, ética, e transparência, alinhado aos procedimentos da auditoria pode-se tornar a empresa mais sólida e eficiente, de tal modo a garantir a confiança e fidelidade de novos clientes e investidores.

E então, estamos preparados para o universo digital?!

Everton Francisco Moreira é Analista Contábil na empresa Plásticos Alko, foi Líder de Projetos na Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br.