Colocar os arquivos em ordem significa eliminar o supérfluo, sempre observando as exigências legais do caso de documentos e adotar uma norma de arquivamento uniforme, de maneira que todos saibam como guardar e consultar o acervo.

Há dúvidas quanto a origem do termo arquivo. Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação de "arche", atribuída ao Palácio dos Magistrados. Daí evoluiu para o "archion", local de guarda e depósito e outros títulos.

As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das empresas e indivíduos. Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não mais atendiam a estas exigências eram transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu daí a idéia de arquivo administrativo e histórico.

Arquivo é a organização da informação, de tal forma, que possa ser recuperada rapidamente quando solicitada.

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