O Centro de Documentação / CEDOC é o espaço destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação (recebimento, guarda, organização, arquivamento e eliminação da documentação) facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

A centralização da informação, facilita o gerenciamento, aumenta a produtividade da empresa e seu fluxo é controlado, evitando desperdícios de tempo no momento de sua localização.

Objetivos do Centro de Documentação

• Organizar de modo eficiente a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação de documentos;
• Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico;
• Garantir o uso adequado do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (digitalização ou microfilmagem);
• Assegurar o acesso a informação;
• Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor histórico e científico;

Responsabilidade do CEDOC:

• Receber a documentação;
• Conferir o preenchimento da Guia de Remessa de Documentos / GRD;
• Digitar o conteúdo da GRD no sistema;
• Arquivar a documentação, de acordo com a metodologia estabelecida;
• Prestar orientações aos usuários quanto à forma de arquivamento e tempo de guarda;
• Identificar a documentação para eliminação no sistema  e enviar relatório ao Departamento responsável pela documentação;
• Descartar a documentação de acordo com a autorização do Comissão de Gestão de Documentos e Arquivos;
• Preencher a Ata de Eliminação de Documentos / AED, constando que foi executado o descarte dos itens autorizados;
• Orientar os Departamentos, quanto ao correto envio da documentação a ser arquivada no CEDOC;
• Preservar a documentação histórica da empresa; 

A ACERVO, elabora o Projeto de Implantação do CEDOC e executa sua implantação, com significativos resultados para sua empresa. Consulte-nos.