Um bom acervo deve refletir a ação, a vida da empresa e seu compromisso com diferentes públicos ou clientes, portanto, ele não significa em absoluto aquilo que se chama de "arquivo morto".

Um acervo pode ser constituído de várias maneiras, dependendo do perfil de cada empresa, mas o fundamental é que ele seja um sistema de informações articulado, de fácil acesso, e que possibilite uma visão global dos processos, procedimentos e realizações da empresa, em todos os níveis, para se tornar um instrumento de gestão significativo.

As informações necessárias precisam ser atualizadas e estar disponíveis ‘as pessoas que mais necessitam delas no momento em que as necessitam.

A Acervo, organiza e informatiza com metodologia de arquivamento adequadas para cada Departamento da empresa, que tenha documentos armazenados no Arquivo.

Nossa proposta é um novo conceito de Arquivo, transformando o Arquivo Morto, em um Arquivo Geral Inativo/AGI, onde estarão armazenados os documentos que tenham necessidade de guarda por motivo técnico, legal, administrativo e histórico.

Destacamos as principais vantagens na organização do Arquivo Geral Inativo/AGI

• Redução do espaço físico, proporcionando uma utilização mais otimizada;
• Padronização do envio de documentos para o AGI, através de Guia de Remessa de Documentos;
• Localização mais rápida do documento, utilizando o sistema EXATO;
• Eliminação de documentos, com aplicação do Prazo de Prescrição de Documentos/PPD;
• Treinamento aos usuários do novo sistema implantação e conscientização da necessidade de manutenção do mesmo;
• Elaboração de Manual de Procedimento de Arquivo;